Esihenkilön oma jaksaminen: 5 käytännön tapaa johtaa energiaa, ei vain kalenteria

Esihenkilön oma jaksaminen ei parane sillä, että kalenteri täyttyy entistä “paremmin” – se paranee, kun opit johtamaan energiaa päivän aikana. Kun kuormitus kasvaa, palautuminen jää helposti reaktiiviseksi: yritetään nukkua viikonloppuna enemmän, siirretään liikunta “ensi viikolle” ja sinnitellään tärkeiden päätösten yli. Todellisuudessa päätöksentekokyky, vuorovaikutus ja esimerkin voima nojaavat arjen pieniin, toistuviin tekoihin.

Tässä artikkelissa saat viisi käytännön tapaa purkaa stressiä, vahvistaa palautumista ja suojata johtamisen laatua ilman ääriratkaisuja. Ajattelu sopii erityisesti johdolle ja esihenkilöille, jotka haluavat yhdistää henkisen ja fyysisen hyvinvoinnin samaan, realistiseen toimintamalliin – juuri niin kuin Reijo Jylhän valmennuksissa Saarenkylässä tehdään (Sahatie 12 A, 96900 Saarenkylä).

Esihenkilön oma jaksaminen alkaa rytmistä: rakenna energian perusrunko

Rytmi on esihenkilön “hiljainen supervoima”. Kun päivä on täynnä kohtaamisia, päätöksiä ja keskeytyksiä, hermosto tarvitsee ennakoitavaa rakennetta: milloin keskitytään, milloin palautetaan, milloin syödään ja milloin liikutaan. Ilman runkoa keho ja mieli ajautuvat jatkuvaan valmiustilaan, mikä näkyy ärtymyksenä, kiireen tunteena ja lyhenevänä pinna- ja keskittymiskykynä.

Käytännössä rytmi tarkoittaa kahta asiaa: (1) tunnistat vuorokauden ja työpäivän parhaat fokusikkunat ja (2) suojaat ne. Jos tärkeät päätökset tehdään aina “siinä välissä”, ne tehdään usein väsyneenä. Suojaamalla päätöksille ja suunnittelulle parhaat hetket säästät aikaa, koska korjauskierrokset vähenevät. Jos kaipaat konkreettista mallia mikrotaukoihin ja työpäivän rytmitykseen, katso myös Kuormituksen hallinta työpäivän aikana.

Rytmiä kannattaa tarkastella myös biologian kautta: stressi ei ole pelkästään “fiilis”, vaan elimistön tila. Esimerkiksi univaje ja jatkuva kiire nostavat vireystilaa ja heikentävät harkintaa. Taustaa stressireaktiosta ja sen fysiologiasta löydät esimerkiksi Wikipedian stressi-artikkelista (hyvä yleiskuva peruskäsitteisiin).

Esihenkilön oma jaksaminen vahvistuu rajoilla: päätä mitä et tee

Monen esihenkilön kuormitus ei tule “liian vähästä ajasta”, vaan liian monesta päällekkäisestä roolista. Olet yhtä aikaa suunnannäyttäjä, ratkaisija, kuuntelija, resursoija ja joskus myös tulppana prosessissa. Rajat eivät ole kovuutta, vaan johtamisen laatua: kun päätät etukäteen, mihin käytät energiaa, voit olla läsnä niissä kohdissa, joissa sinulla on suurin vaikutus.

Rajat näkyvät arjessa pieninä päätöksinä. Esimerkiksi: kaikki viestit eivät vaadi vastausta heti, kaikki palaverit eivät tarvitse sinua, ja kaikki ongelmat eivät ole sinun ratkaistaviasi. Tärkeää on sopia tiimin kanssa pelisäännöt, jotta raja ei tunnu mielivaltaiselta. Kun odotukset ovat selkeät, syntyy myös psykologista turvallisuutta: ihmiset tietävät, miten toimia ilman jatkuvaa varmistelua. Aiheesta lisää: Psykologinen turvallisuus arjessa.

Kun esihenkilö suojaa omaa energiaansa, hän suojaa samalla tiimin päätöksentekoa, ilmapiiriä ja työn laatua.

Rajoihin liittyy myös “päätösväsymyksen” hallinta: jos teet kymmeniä pieniä päätöksiä koko päivän, illan tärkeät valinnat (liikunta, ruoka, nukkumaanmeno) jäävät heikoiksi. Siksi rajaa päätöksiä etukäteen: tee toistuvat valinnat helpoiksi (sama aamupala, valmiit välipalat, vakiokävelyreitti), jotta energia riittää johtamiseen ja palautumiseen.

Priorisointi suojaa päätöksentekokykyä: 3 kysymystä, 15 minuuttia

Kun kiire painaa, priorisointi lipsuu helposti “tärkeältä näyttävään”. Esihenkilölle tämä on riski: huomio kuluu reaktiiviseen säätöön, ja strateginen tekeminen jää. Hyvä priorisointi on energian johtamista: se kertoo, mihin käytät parhaat ajattelutunnit ja mihin riittää “hyvä tarpeeksi”. Erityisesti päätöksentekokyky hyötyy siitä, että vaikeat asiat tehdään silloin, kun mieli on virkeä.

Kokeile 15 minuutin viikkorutiinia, joka toimii myös hektisessä arjessa. Avaa kalenteri ja tehtävälista ja vastaa rehellisesti kolmeen kysymykseen: (1) Mitkä 1–3 asiaa vievät eniten energiaa suhteessa hyötyyn? (2) Mitkä 1–3 asiaa tuovat eniten arvoa tiimille/asiakkaalle? (3) Mitä voin poistaa, delegoida tai siirtää seuraavaan tarkastelupisteeseen? Tämän jälkeen tee yksi konkreettinen muutos kalenteriin: siirrä “arvoa tuovat” asiat fokusblokkiin ja varaa raja-aidat (esim. kaksi kokousvapaata tuntia viikossa).

Priorisointi ei ole yksilön temppu, vaan myös kulttuuriteko: kun esihenkilö näyttää esimerkkiä siitä, että kaikkea ei tehdä yhtä aikaa, tiimi uskaltaa tehdä samaa. Jos haluat syventää, miten hyvinvointia rakennetaan tavoitteellisesti ja mitattavasti, kurkkaa Hyvinvointivalmennuksen hyödyt työelämässä.

Liikkuvuus ja kevyt liike: nopein tapa purkaa stressiä kesken päivän

Kun kalenteri täyttyy, liike jää helposti “treeniksi”, jota joko tehdään kunnolla tai ei ollenkaan. Silti esihenkilön näkökulmasta tärkein hyöty tulee usein kevyestä, toistuvasta liikkeestä: se laskee kierroksia, parantaa verenkiertoa ja katkaisee staattisen työasennon. Tämä on energian johtamista: et odota iltaan asti, vaan palautat järjestelmää pitkin päivää.

Hyvä uutinen: et tarvitse hikitreeniä. Usein jo 5–10 minuuttia liikkuvuutta ja kävelyä riittää muuttamaan olon ja keskittymisen. Jos työpäivä on täynnä kohtaamisia, tee “liikemerkki” palaverien väliin: nouse seisomaan, avaa rintaranka, pyöritä hartiat, tee lonkankoukistajille pieni avaus ja kävele portaat. Kun tämä toistuu, se vaikuttaa enemmän kuin yksittäinen pitkä treeni, joka peruuntuu kiireeseen.

Jos haluat valmiin rutiinin nimenomaan toimistokropalle ja liikkuvuuteen, suosittelen jatkolukemiseksi: Työkykyä tukeva liikkuvuus ja “toimistokroppa” kuntoon. Se sopii hyvin esihenkilölle, joka haluaa tuloksia ilman ylilyöntejä.

Palauttavat rutiinit ja työpäivän “sulkeminen”: tee palautumisesta automaatio

Moni esihenkilö kokee, että palautuminen on “lisätehtävä” työpäivän päälle. Todellisuudessa palautuminen kannattaa rakentaa automaatioksi: lyhyiksi rutiineiksi, jotka käynnistyvät tietyistä merkeistä (kone kiinni, kotiovi, iltapala). Tällöin et tarvitse motivaatiota joka ilta, vaan toteutat mallia, joka suojaa unta ja hermostoa.

Keskeinen taito on työpäivän sulkeminen. Kun työ jää auki mieleen, keho ei siirry lepoon. Siksi päivän lopussa kannattaa tehdä “kolmen kohdan sulku”: (1) kirjaa ylös huomisen tärkein tehtävä, (2) kirjaa keskeneräiset asiat parkkilistalle ja (3) tee lyhyt siirtymäriitti, esimerkiksi 10 minuutin kävely tai kevyt venyttely. Tämä ei vie aikaa, vaan vähentää yliajattelua myöhemmin. Palautumisen kokonaisuudesta löydät lisää konkreettisia keinoja artikkelista Palautuminen kuntoon.

Kun haluat välttää ääripäät, ajattele rutiineja “minimitasona”, joka on aina mahdollinen: 7 tunnin uni ei aina onnistu, mutta voit silti tehdä saman nukkumaanmenoa edeltävän rauhoittavan ketjun. Liikunta ei aina mahdu, mutta 10 minuutin liikkuvuus ja kävely mahtuvat usein. Kun minimi toteutuu, jaksaminen ei romahda kiireviikkoina.

Lopuksi: Esihenkilön oma jaksaminen on myös organisaation riskienhallintaa. Kun sinä olet palautunut, teet parempia päätöksiä, kuuntelet paremmin ja reagoit vähemmän. Jos haluat rakentaa tavoitteellisen, käytännönläheisen kokonaisuuden, jossa henkinen ja fyysinen hyvinvointi yhdistyvät, Reijo Jylhä auttaa valmennuksilla, työnohjauksella ja kartoituksilla Varkauden ja Saarenkylän alueella. Lisää taustaa ja palveluista löydät etusivulta: Reijojylha.fi.